八、思维导图大幅缩短会议时间

我建议所有公司都应该用思维导图来进行讨论型的会议。会议主持人先在白板上写出今日主题，参加者看着这样的主题，就能无形中提醒自己发言不可以离题，要聚焦在今日主题上。

会议主持人直接负责把发言者的意见，以关键词的方式画成思维导图，同时发言者也可以当场发现主持人是否误解了自己的意思。发言者也可以主动建议主持人写下什么样的关键词，跟关键词应该放在什么位置上。如此一来，所有与会者都能清楚明白自己发言的重点与思考脉络，可以快速取得跟发言者相同的认知。

当所有人一一发言完成，今天的会议记录也在白板上完成了，这时只要用拍照方式，把档案直接用电子邮件寄给所有与会者。你应该发现了，以上运用思维导图开会的好处有：

1．可以减少一个会议记录的人力。

2．在场发言者也都能当场确认自己的意见是否完整被接收与被呈现，可以避免鸡同鸭讲的情况产生。

3．当场将发言内容写在白板上，等于是确定了大家脑中所认知的讯息都一样，能帮助大家快速取得共识。

4．不会遗漏任何一个人的意见。

5．不仅是会议主持人，所有与会者必须全神贯注在他人的发言上。能锻炼自己不再左耳进右耳出，同时把听到的内容用“换句话说”的方式，快速转换成大家都能理解的用词。

6．即使开会过程中你必须中途离席去处理一点事情，当你重回会议中时，只要看着这张思维导图，你就能快速跟上大家讨论的脚步。

7．透过思维导图可提升大家的参与程度。会议中提出个人意见后，每人仍须不停地思考如何融合他人意见与自己意见，让这张思维导图更加精简且完整，所以大家都会全程专注于会议中。

8．大家对会议的参与程度越高，会越有分析力、批判力、整合力，也更能帮助大家对会议内容的回忆与整体性的了解。

9．听写的能力大增，你会成为一个很棒的聆听者！

以下用漫画方式呈现用思维导图开会的过程。

①会议主持人将发言者某甲表达的内容，依照“意思”去分类，立即呈现在白板上。某甲可以立即了解自己的“意思是否完整被理解”“逻辑关系是否正确”，并且建议主持人应该如何调整关键词的位置。

②轮到某乙发言时，会议主持人跟步骤①一样，把某乙的意见汇整在白板上，用补充方式写上去，跟某甲重复的意见就不用再写一次。这时某甲也可以一起确认关键词的放置位置与分类方式是否正确。
这样的过程，我们能确保在场参加者都接收到一样的逻辑脉络。

③换某丙发言时，继续重复步骤②。
因为是讨论会议，我们要的是融合大家意见后，统整出来的思维导图，所以不是某甲一条脉、某乙一条脉、某丙一条脉喔！